ASSISTANT ADMINISTRATIF AU SEIN DU SECRETARIAT GENERAL ET INSTANCES F/H

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-14 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Management

Non

Rémunération indicative

Traitement indiciaire + RIFSEEP + avantages sociaux

Descriptif de l'emploi

Au sein du Secrétariat Général et Instances, vous êtes chargé.e des missions suivantes :

Missions / conditions d'exercice

> Secrétariat des instances (en binôme avec la chargée des instances)
- Préparer les convocations et les dossiers de validation des instances de la collectivité
- Mettre en forme et vérifier des documents des instances, relecture et complétion des comptes-rendus
- Assurer la gestion de l’extranet des élus
- Mettre en place la logistique des instances (réservations auprès de la direction patrimoine et préparation des salles réservées pour les instances)
- Être présente au Conseil communautaire pour l’émargement, passage des micros, logiciel de vote
- Assurer la dématérialisation des actes via le portail du contrôle de légalité de la Préfecture dédié
- Gérer la publicité des actes de la collectivité (affichage papier et site internet)
- Tenir des registres (délibérations, décisions, arrêtés)
- Assurer la communication auprès des élus sur les instances (mise à jour et suivi des bases de données des instances, gestion des pouvoirs etc.)
- Renseigner les directions sur les questions liées aux instances (calendrier, délibérations, etc.)
> Assistanat du Secrétariat Général
- Assurer le circuit des courriers et des parapheurs
- S’occuper de l’accueil et de la planification des réunions pour le Secrétariat Général et logistique
- Préparation des bons de commandes, passation des commander et suivi des commandes
- Vérifier les factures (E-Parapheur) et tableau de suivi des factures
- Préparer le tableau de suivi du budget du Secrétariat Général
- Assurer le suivi et mise en règlement des contraventions
- Gérer et assurer le suivi des abonnements pour l’ensemble des Directions
- Gérer les fournitures de la Direction Générale
- Assurer le classement, la réalisation des archives du Secrétariat Général

Profils recherchés

Profil :
• Formation en secrétariat/secrétariat de direction
• Expérience professionnelle sur un poste similaire
• Expérience dans la fonction publique territoriale
• Maîtrise des outils de bureautique
• Qualités rédactionnelles, capacité s d’analyse
Qualités :
• Aptitudes relationnelles, goût et capacité à travailler en équipe
• Rigueur, organisation et discrétion