Coordonnateur courrier - Gestion de la relation usagers (F/H)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Médiation

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Ville de Vannes recrute un Coordonnateur courrier GRU – Administrateur fonctionnel (F/H)
Au cœur de la Direction Vie Citoyenne, vous jouerez un rôle essentiel dans la modernisation de la gestion des courriers et de la relation avec les usagers.
Si vous souhaitez mettre vos compétences organisationnelles, numériques et relationnelles au service d’une collectivité engagée dans la modernisation de ses services, rejoignez la Ville de Vannes et contribuez à construire une relation usager toujours plus simple, fluide et efficace.

Missions / conditions d'exercice

Votre mission ? Faire le lien entre les outils numériques, les services et les besoins des citoyens, en contribuant activement au déploiement et à l’évolution des outils de Gestion du courrier et de Gestion de la Relation Usager (GRU).
Votre rôle
En tant qu’administrateur fonctionnel, vous serez le référent de la collectivité pour l’outil de gestion du courrier et le futur outil GRU.
Vous serez au centre des projets de dématérialisation, de l’accompagnement des équipes et de l’amélioration continue des pratiques.
Vous pilotez et faites évoluer les outils
• Paramétrer l’application et veiller à la cohérence des fonctionnalités avec les besoins des services.
• Coordonner le déploiement de l’outil avec le prestataire et suivre les différentes étapes du projet.
• Participer à la structuration et à l’optimisation des circuits de traitement du courrier.
• Identifier les difficultés, suivre les incidents et contribuer à leur résolution.
• Accompagner les évolutions de l’outil et des pratiques.
• Participer aux réflexions autour de l’utilisation de l’IA et de la DATA dans le cadre des projets de la collectivité.
Vous accompagnez les équipes dans le changement
Parce qu’un nouvel outil n’est efficace que s’il est bien compris et bien utilisé, vous serez un véritable facilitateur auprès des agents :
• Organiser et animer des ateliers et formations.
• Accompagner les utilisateurs dans leur appropriation des outils.
• Communiquer sur les évolutions et les bonnes pratiques.
• Animer le réseau des référents courrier.
• Concevoir et actualiser les notices, procédures et supports utilisateurs.
Vous coordonnez l’activité courrier dans sa globalité
Vous assurez également le suivi opérationnel de l’activité courrier de la Ville et du CCAS :
• Réception, tri, enregistrement, distribution et archivage des courriers.
• Suivi des courriers recommandés et des colis sortants.
• Gestion de la boîte mail « contact mairie ».
• Mise en place et suivi d’indicateurs et de tableaux de bord.
• Production de reportings à destination des directions et de la Direction générale.
• Relations avec les prestataires de l’activité courrier, notamment La Poste.

Profils recherchés

Le profil que nous recherchons
Vous aimez comprendre les besoins, trouver des solutions et accompagner les équipes ?
Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), autonome et à l’aise avec des interlocuteurs variés ?
Vous disposez idéalement d’une expérience dans l’administration fonctionnelle d’un outil métier, l’accompagnement des utilisateurs ou la conduite de projets.
Vous maîtrisez ou souhaitez développer vos compétences dans :
• les outils de gestion de courrier et les logiciels métiers ;
• l’analyse des besoins et la modélisation des processus ;
• l’accompagnement et la formation des utilisateurs ;
• la rédaction de procédures et de supports ;
• le suivi des incidents applicatifs ;
• les outils bureautiques et l’environnement des systèmes d’information.
Une expérience en animation et en mode projet est appréciée.
Au-delà des compétences techniques, nous recherchons une personne faisant preuve de pédagogie, d’écoute, de capacités d’analyse et de synthèse, avec un véritable sens du collectif et du service public.