ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE, CHARGÉ.E D'ACCUEIL DE L'ANTENNE DES TRANSPORTS DE VANNES_12960

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Cheffe de file sur de nombreuses compétences (formation professionnelle, développement économique, aménagement du territoire, fonds européens, lycées publics, gestion des transports scolaires, interurbains et desserte des îles...), la Région Bretagne emploie sur l'ensemble de son territoire plus de 4000 collaborateurs.trices exerçant de multiples métiers, tant techniques qu'administratifs.
S'appuyant sur des valeurs fondamentales comme l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, la qualité de vie au travail, ou l'insertion des personnes en situation de handicap, nous veillons à ce que chacun.e puisse trouver sa place au sein du collectif de travail.
Travailler à la Région Bretagne, c'est aussi profiter d'un cadre de vie optimal dans une région dynamique et attractive !

Missions / conditions d'exercice

Pour l'Espace territorial Bretagne Sud, en collaboration avec l'assistante administrative de l'Espace territorial,
Accueil de l'espace territorial et fonctions logistiques
- Assurer l'accueil physique (élus, partenaires, agents régionaux, usagers)
- Gérer les salles de réunion : accueil des participants et autres tâches logistiques (restauration, café...)
- Assurer l'accueil téléphonique de l'espace en cas d'absence de l'assistante de l'espace
- Assurer la gestion et le suivi des voitures de service (réservation, prise de rv pour la maintenance...)
- Gérer le courrier entrant/sortant
- Gérer la boite mail générique de l'espace territorial en cas d'absence de l'assistante de l'espace

Pour l'antenne des transports de Vannes,
Accueil, secrétariat et fonctions logistiques
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseignement de 1er niveau et orientation vers les interlocuteurs adéquats
- Assurer la gestion de la boite mail générique de l'antenne (classement, transfert et réponse de 1er niveau)
- Préparer et réaliser les mailing et envoi en masse
- Assurer la gestion de 1er niveau des demandes des usagers sur l'application Contact (réponse de 1er niveau, transfert vers l'interlocuteur adéquat, vérifier les délais de réponse) en collaboration avec l'instructrice transports scolaires
- Réceptionner et assurer le suivi des courriers entrants/sortants
- Vérifier les délais de réponse des courriers et assurer les relances nécessaires
- Réceptionner les demandes de duplicata de cartes de transport scolaire, les enregistrer dans le tableau de suivi et envoyer les titres provisoires correspondants
- Assister la personne en charge de la régie de recettes dans la préparation des encaissements
- Mettre en forme tout document administratif respectant les modèles imposés
- Organiser et gérer le stock de fournitures et matériels
- Assurer diverses tâches administratives pour le service (photocopie, scan, expédition...)
- Assurer diverses tâches logistiques (réservation de salle de réunion, de billet de train, restauration...)

En période de préparation de la rentrée scolaire,
- Saisie des inscriptions papier dans le logiciel métier
- Assister les gestionnaires dans toute tâche administrative en fonction des besoins (relance familles, instruction de dossiers d'inscription simple,...)

RELATIONS HIERARCHIQUES
· L'agent dépend directement de (n + 1) (préciser la fonction) Cheffe de l'antenne des transports de Vannes
· L'agent encadre directement (n-1) (préciser le nombre d'agents et leurs fonctions) : 0

RELATIONS FONCTIONNELLES
· Au sein de la Direction : autres agents de l'antenne des transports
· Au sein de la collectivité : agents DDOTT, DITMO, DETSUD
· Partenaires extérieurs : Usagers, établissements scolaires, transporteurs, AO2, élus

Lieu de travail : Antenne des transports de Vannes - 10 rue Saint-Tropez - 56000 VANNES

Horaires et temps de travail : temps complet -
Métier éligible au télétravail ☐ Oui ☒ Non

Contraintes spécifiques (contraintes de calendrier, déplacements, astreintes,...) : prise de congés en lien avec les nécessités de services (période du 15/08 au 15/09 proscrite)

Profils recherchés

- Connaitre l'organisation territoriale de la Région
- Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook...) et informatiques métier (Okina, 2School)
- Maitriser les techniques de secrétariat
- Connaître la géographie du département du Morbihan
- Connaitre les missions relatives aux transports de la Région serait un plus
- Savoir s'adapter au fonctionnement d'une collectivité et respecter les process et chartes définis
- Savoir respecter les délais
- Savoir rendre compte
- Avoir de bonnes qualités relationnelles et la capacité à gérer des conversations téléphoniques conflictuelles
- Être courtois, aimable avec le public
- Être disponible et à l'écoute
- Être rigoureux
- Être discret et respecter la confidentialité des informations

Vous avez envie d'exercer au coeur d'un territoire privilégié, entre terre et mer, aussi dynamique qu'accessible, et doté d'une vie culturelle riche
Vous êtes attaché.e au service public et sensible aux enjeux d'avenir portés par la Région Bretagne (engagement en faveur de la transition énergétique et écologique, attention portée aux ressources, développement économique, innovation, préservation et valorisation du patrimoine...)
Vous avez envie d'évoluer au sein d'équipes pluridisciplinaires investies et soucieuses de la qualité de vie au travail
Vous partagez nos valeurs (égalité femmes hommes, politique de maintien en emploi de personnes en situation de handicap, temps forts visant à accueillir les nouveaux.velles collaborateurs.trices et renforcer un sentiment d'appartenance...)
Vous êtes attentif.ve aux possibilités d'évolution professionnelle (mobilité interne favorisée, soutien à la montée en compétences, niveau de rémunération au plus près du marché du travail...)
Vous souhaitez travailler dans un cadre de vie permettant de concilier de manière équilibrée vie professionnelle et personnelle (horaires flexibles, télétravail, équipements professionnels adaptés...)
Et plus encore : accès à la formation, chèques vacances, tickets restaurants, participation au transport, association sportive interne...