Assistant de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Le département du Morbihan recrute un assistant de direction H/F

pour sa direction générale adjointe solidarités (DGAS)

Envie de contribuer au bon fonctionnement d’une Direction générale adjointe

et de mettre vos compétences organisationnelles et relationnelles

au service des politiques publiques sociales ?

Rejoignez le Département du Morbihan !

Qui sommes-nous ?

Le département du Morbihan, c’est près de 3000 collaborateurs œuvrant pour les usagers sur plus de 130 sites répartis sur l’ensemble du territoire.
Pour mieux nous connaitre, c’est par ici ➩

Votre environnement de travail

La direction générale adjointe solidarités intervient dans les domaines suivants : la santé, la protection maternelle et infantile, l'action sociale, la protection de l'enfance, l'insertion et emploi, les personnes âgées, les personnes handicapées et l'habitat-logement.

En qualité d'assistant de direction :

· Vous êtes rattaché au directeur général adjoint solidarités

· Vos locaux seront situés à la DGAS à VANNES, 64 rue Anita Conti

· Vous êtes en contact permanent avec toutes les directions et les services du Conseil départemental.

· Vous êtes également en relation avec tous les partenaires, établissements et services concernés par le champ de compétence de la direction générale adjointe

Interlocutrice référente auprès des acteurs internes et externes de la Direction générale adjointe solidarités, vous assurez la coordination de l’activité administrative de cette direction. Vous organisez et gérez l’agenda, veillez au respect des échéances et alertez en cas de nécessité. Vous assurez également la gestion et le suivi des dossiers transversaux, en coordination et en autonomie selon les sujets confiés. Vous veillez à l’harmonisation des pratiques au sein du réseau des assistantes de la DGAS. Enfin, vous apportez un soutien à la chargée de mission dans le suivi de ses dossiers.

Missions / conditions d'exercice

Vos missions principales consisteront à :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique et orienter les interlocuteurs

• Coordonner l’activité administrative de la direction (suivi des échéances, relances, respect des délais)

• Organiser et gérer l’agenda de la DGA ainsi que ses déplacements, en priorisant les urgences

• Préparer, contrôler et mettre en forme les documents administratifs (courriers, notes, rapports, supports)

• Assurer le soutien logistique et administratif quotidien (préparation de dossiers, suivi des demandes, classement)

• Organiser, préparer et assurer le suivi des réunions (planification, prise de notes, comptes rendus)

• Coordonner la préparation des dossiers et rapports pour les instances décisionnelles

• Gérer la circulation de l’information et en garantir la fiabilité

• Concevoir et optimiser les outils de suivi et de gestion documentaire

Profils recherchés

Ce poste est fait pour vous SI vous :

• Maîtrisez les outils bureautiques et les logiciels métiers

• Avez une bonne connaissance de l’environnement professionnel et des procédures

• Savez rédiger et prendre des notes

• Savez organiser des réunions et gérer un ou plusieurs agendas

Et SI vous :

• Êtes organisé, autonome et savez prendre des initiatives

• Avez de bonnes qualités relationnelles et savez adapter votre communication selon les interlocuteurs

• Faites preuve de discrétion, de confidentialité et avez le sens du contact

• Êtes capable de prioriser, hiérarchiser vos tâches et respecter les délais

• Savez rendre compte et alerter si nécessaire

Votre petit plus :

• Une expérience confirmée en assistanat de direction et une capacité à optimiser les outils et les processus de travail

Conditions d’exercice du poste :

· Poste à pourvoir à temps plein (cycle de travail 39h +RTT)

· Gestion du temps de travail avec plages fixes et variables- badgeage

· Horaires parfois variables en fonction de l’actualité

· Possibilité de télétravail

Conditions de rémunération et avantages :

· Rémunération traitement indiciaire + régime indemnitaire

· Participation employeur aux cotisations de mutuelle santé et de prévoyance labellisées (sous conditions)

· Forfait mobilité durable

· Adhésion CNAS et comité d’œuvres sociales interne (sous conditions)

· Carte resto